上海流动人员人事档案管理服务指南
依据中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发[1996]118号)和上海市人事局《关于建立本市流动人员人事档案统一服务平台的意见》(沪人[2002]128号)，为本市各类企事业单位和专业技术人才、管理人才提供人事档案综合管理服务。 一、流动人员人事档案接收 1、接收范围 (1)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案; (2)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案; (3)待业的大中专毕业生的档案; (4)自费出国留学人员的人事档案; (5)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案; (6)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案; (7)其他流动人员的人事档案。 2、办理手续 (1)单位委托管理人事档案。由单位携带营业执照、组织机构代码证(复印件)与人才服务机构签订档案委托管理合同，并提供员工档案所在地。由人才服务机构办理和代办调集员工档案手续。档案转入后，人才服务机构提供相关人事服务。 (2)个人委托管理人事档案。由本人携带身份证、解除工作关系证明或退工单办理调档手续，手续齐全当场办理。待档案转入后与人才服务机构签订档案委托管理合同，人才服务机构提供相关人事服务。 3、注意事项 非本市户籍人员的人事档案应委托户籍所在地的政府人力资源和社会保障部门所属人才服务机构管理(申办《上海市居住证》人员人事档案根据居住证受理窗口要求调入本市管理的除外)。 二、流动人员人事档案转出 1、转出事由 流动人员因录用，新单位具有保管档案资格或委托其他人才中心或职介所保管，并要求转出的;流动人员因退工或其他原因，要求档案转至街道的。 2、转出手续 录用单位具有保管档案资格的，由单位工作人员凭档案凭证、调档函(党委盖章)、录用证明材料(如录用名册、聘用手册等)、取档人工作证办理调档手续。 录用单位委托其他人才中心或职介所保管的，由人才中心或职介所工作人员凭档案凭证、调档函、工作证办理调档手续。 个人要求档案退至街道的，凭档案凭证、劳动手册(如无劳动手册需带户口簿)办理手续。档案中退工手续须齐全。退工手续不全的，个人须补办退工手续或提供户口所在区(县)职介所开具的同意接收档案的证明。原工作单位已注销的，须提供工商局出具的单位注销证明。 3、注意事项 新录用单位调档的，原工作单位须已办妥退工手续。集体户口或党组织关系挂靠的须先行转出。 三、流动人员人事档案查阅 1、查阅事由 因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、治丧等需要查阅个人人事档案的;政法部门等单位因侦查、审理和公证须通过人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。 2、查阅手续 (1)查阅人员必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》和本人有效证件。其它如“调查证明材料 介绍信 ”或“行政介绍信”等不能用于查阅人事档案材料。审批表应由查阅单位党委(含独立总支)盖章和负责人签名。 (2)公安、安全、检察、法院部门、公证处等需查阅流动人员人事档案，也应持有《查阅干部人事档案审批表》。外省市需查阅人事档案，应事先联系，征得同意后，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。 (3)因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，写明档案材料出处及日期，由档案管理人员与原文核对无误后加盖公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。 3、注意事项 流动人员人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密 制度 和阅档规定，对档案内容严格保密，不得泄漏或擅自向外公布。查阅时不得随意圈划、抽取、折叠、涂改。不得擅自复制(拍摄)档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后方可复制(拍摄)。 四、出具各类人事证明 1、出具范围 亲属、经历、未刑、履历等公证证明，养老、特殊工种、购房、年休假工龄证明，入党、入职、参军、考研、出国、调动等政审，各类背景调查等其他证明。 2、所需材料 存档凭证、单位介绍信、证明表格及其他相关材料。 3、注意事项 办理经历、未刑公证须带单位现职证明，注明进单位日期、至今在何部门从事何工作(须原件)。如是已出国人员应带护照复印件并有第一次出境日期章。 五、流动人员跨省市调动 1、所需材料 申请办理跨省市调动人员须携带本人身份证、外省市商调函、存档凭证办理手续。委托他人办理须提供本人的委托书、受托人身份证。 2、服务内容 (1)审核“调动人员登记表”并盖章。 (2)根据要求出具“同意调出函”。 (3)通过机要转递人事档案。 (4)根据外省市政府人事部门正式调令和上海户口迁移证，出具“流动人员工作介绍信”。 3、注意事项 (1)商调函须由县以上政府人力资源和社会保障部门，或有跨省市调动权的国有企事业单位(盖党委章)开具。 (2)办理跨省市调动前须与上海工作单位解除劳动关系并办理退工手续。 (3)本中心仅提供与人事档案相关的人事服务，其他如“体检”、“工作鉴定”、“婚育证明”等请至相关部门办理。 (4)在中心挂靠集体户口、党组织关系的须先行转出。如外省市有政策先审档案再调户口的，须提供外省市政府人力资源和社会保障部门的书面说明。 (5)调动人员应在档案转出前将外省市要求的与档案相关的各项手续办妥，档案转出后本中心只提供开具“流动人员工作介绍信”服务。 六、《上海市居住证》人员档案转出 1、所需材料 申请人员须携带本人身份证、户口本复印件(地址页及个人页)、《跨地区流动人员人事档案转出申请》(下载附件)办理手续。委托他人办理须提供本人的委托书、受托人身份证。 2、办理手续 下载并打印转出申请，将居住证注销后，由注销部门签署意见(或打印系统注销状态信息页)后办理档案转出手续。如上海单位已退工，须提供退工证明。如未退工，转出申请上应由单位盖章。 ;
上海流动人员人事档案管理服务指南详解
流动人员人事 档案 管理服务 指南 一、政策依据 1、中组部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知(人发[1996]118号) 2、上海市委组织部、上海市人事局、上海市劳动局关于转发中组部、人事部《关于印发〈流动人员人事档案管理暂行规定〉的通知》的通知(沪人发[1997]22号) 3、上海市人事局关于贯彻市委组织部、市档案局《关于进一步加强干部人事档案管理工作的通知》的意见(沪人[1999]21号) 4、上海市人事局关于建立本市流动人员人事档案统一服务平台的意见(沪人[2002]128号) 二、办事流程 1、档案接收 流动人员人事档案的范围： (1)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案; (2)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案; (3)待业的大中专毕业生的档案; (4)自费出国留学人员的人事档案; (5)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案; (6)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案; (7)其他流动人员的人事档案。 注意事项：非本市户籍人员的人事档案，应委托户籍所在地的政府人力资源和社会保障部门所属人才服务机构管理(申办《上海市居住证》积分人员人事档案根据居住证积分受理窗口要求调入管理的除外)。 2、档案查阅 (1)公安、安全、检察部门、公证处等单位可因工作需要可查阅档案。查阅人必须为中共党员，并持《查阅干部人事档案审批表》和有效证件查阅。其它如“调查证明材料 介绍信 ”或“行政介绍信”等不能用于查阅人事档案。 (2)其他单位如设有党委(含独立总支)，因工作需要经档案管理部门审核同意后可查阅档案。查阅人必须为中共党员，并持《查阅干部人事档案审批表》(须党委盖章)和有效证件查阅。如所在工作单位未设党委(含独立总支)的，需要了解员工相关信息的，可代为查阅或出具相关人事证明。其他非相关单位不予提供服务。 3、出具各类人事证明 (1)亲属、经历、未刑、履历等公证证明。本人携带身份证(或单位携带介绍信)、存档凭证、公证处空白表格。其中办理经历、未刑公证须带单位现职证明，注明进单位日期、至今在何部门从事何工作(须原件)。 (2)养老、特殊工种、购房、年休假工龄证明。单位携带介绍信、存档凭证办理。个人失业状态的，本人携带身份证、社保告知单等材料。 (3)入党、入职、参军、考研、出国等政审。单位携带介绍信、存档凭证办理。 (4)其他证明。 4、复印档案材料 (1)复印成绩单。一般前往原就读学校复印，确需从档案中复印的，本人应带好身份证、存档凭证、学校告知单(写明需要人事档案部门提供)或单位介绍信; (2)个人办理外地父母投靠在沪子女复印《职工登记表》。本人带好身份证、存档凭证、派出所告知单(最好写有所需材料名称)或单位介绍信; (3)复印职称申报表。单位携带介绍信、存档凭证办理。 (4)复印 入团志愿书 。个人携带身份证、征兵办介绍信办理。 (5)其他材料。 5、零星材料接收归档 (1)学历学位材料。一般应由学校机要转递。特殊情况下自带的，应密封后加盖学校公章，并提供教育部学信网(www.chsi.com.cn)《教育部学历证书电子注册备案表》(有效期内)或《中国高等教育学历认证报告》。单独归档的学位材料应由学校直接机要转递。 (2)职称材料。由单位携带介绍信归档。在外省市评审职称的人员，应由职称评审机构通过机要方式转递。 (3)党员材料。正式党员材料(预备党员材料应在转正后归档)应由党组织直接通过机要方式转递，或密封后(党委、总支加盖骑缝章)由党组织持介绍信办理。 (4)工作材料。国家机关、事业单位、国有企业形成材料，应由材料形成单位通过机要方式或派专人转递。非国有企业等单位形成材料一般由单位派人事部门工作人员持介绍信办理。 (5)其他符合《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发[2015]12号)归档范围及要求的材料。 6、档案转出 (1)录用单位具有档案管理权限(设有党委或独立总支)的，由单位工作人员凭存档凭证(费用结清)、调档函(党委盖章)、录用证明材料(如录用名册、聘用手册等)、取档人工作证办理调档手续。 (2)录用单位委托其他人才中心管理的，由人才中心工作人员凭存档凭证(费用结清)、调档函、工作证办理调档手续，或将存档凭证、调档函交予我中心，档案通过机要转递。 (3)录用单位委托就促中心(职介所)管理的，由现工作单位将存档凭证(费用结清)、调档函交予我中心或就促中心(职介所)，档案内部进行转递。 (4)个人要求档案退至街道的，凭存档凭证(费用结清)、户口簿办理手续。档案中退工手续须齐全。 (5)本市户籍人员要求档案转至外省市。一般要求同时办理户口转移，手续按照跨省市调动办理。只要求转档案的，单位需另外提供情况说明。外省市退工后档案直接退回户籍所在地区县就促中心(职介所)。 (6)非本市户籍人员要求档案转至外省市。办理居住证人员如因居住证注销、档案要求转出的，应下载《跨地区流动人员人事档案转出申请》(表格下载)，办理注销后由注销部门签署意见(或打印系统注销状态信息页)，然后办理退档手续，档案退至户籍所在地的人才服务机构。其他人员要求转出的，凭具有档案管理权限单位(人才服务机构或录用单位)的调档函、存档凭证办理手续。 7、其他业务 (1)职称评审档案信息核对工作。个人或单位携带职称评审表等表格(工作单位须先盖章)。 (2)借用 入党志愿书 (预备党员转正)。所在党委派专人携带介绍信(党委盖章)前来借用。 (3)跨省市调动。本人须携带身份证、外省市商调函、存档凭证办理手续。委托他人办理须提供本人的 委托书 、受托人身份证。中心可审核“调动人员登记表”并盖章;根据要求出具“同意调出函”;通过机要转递人事档案;根据外省市政府人事部门正式调令和上海户口迁移证，出具“流动人员工作介绍信”。 商调函须由县以上政府人力资源和社会保障部门，或有跨省市调动权的国有企事业单位(党委盖章)开具。如为中心集体户口，外省市有政策先审档案再调户口的，须提供外省市政府人力资源和社会保障部门的书面说明。
